Apartman Yönetimi

Apartman Yönetimi ve Apartman Yöneticiliği

24.02.2016

Apartman yöneticiliği nedir sorusuna verilecek cevaplar çeşitlidir. Bu soruya doğru şekilde cevap verebilmek için öncelikle apartman Yönetimi nedir ve takiben apartman yöneticiliği nasıl olması gerektiğini tanımlayalım.

Apartman yönetimi, önceki yazımızda belirttiğiniz gibi bir toplu yapı yönetimidir. Toplu yapı yönetimi, kısaca apartman, bina, site, kooperatif, alışveriş merkezi, iş merkezi, iş hanı, ticaret merkezi gibi en azından sekiz birbirinden bağımsız birimden oluşan konutlara verilen addır. Toplu yapı yönetimi ve toplu yapı yöneticiliği yazımızın devamı olan apartman yönetimi ve apartman yöneticiliği yazımızda da toplu yapı bu anlamıyla kullanılacaktır.

Özellikle 1960 li yılların başından itibaren toplu yaşam alanları inşa edilmesi zorunlu kılınmıştır. Hızla artan nüfusun ikamet barınma ve çeşitli yaşam sağlık istemlerini yerine getirilmesi ancak apartman ve benzeri toplu yapıların hayatımıza katılması ile sağlanabileceğini fark edilmiştir. Bu yapıların en temel birimi ise apartmanlardır. İlerleyen yıllarda şehirleşmenin de hızlı artışından dolayı toplu yapı alanlarının ve toplu yapılardaki yapı birim sayısının artırılması gerekliliği doğmuştur. Buna paralel olarak, apartmanların kat sayısı ve daire sayısında da artışlar olmuştur. Her birinin sayısı, artan toplu yaşam alanlarının yönetimleri de topu yapının büyüklüğüne paralel olarak artmaktadır. Apartman yönetiminin ihtiyacı ise toplu yapı yöneticileri ve toplu yapı yönetim Yazılımları ile çözülmeye çalışılmaktadır. Apartman yönetimi, apartmandaki ve apartmanın dahil olduğu sitedeki topu yapıların düzen ve huzur içerisinde yaşamasını sağlayacak faaliyetleri yerine getirilmesi olarak tanımlanabilir. Apartman yönetimindeki, düzen olarak öncelikle apartman veri tabanındaki bilgilerin ve finansal görevlerin yerine getirilmesi olarak sayılabilir. Apartman yöneticileri apartmanda ikamet eden sakin ve malikleri apartman yönetiminin mal ve hizmet satın aldığı firma ve şirketlerin kayıt altına alması ile başlar. Toplu yapı yönetimlerinin en önemli önceliklerine paralel olarak, apartman yönetimlerinin en önemli önceliklerinden biri de finansal kayıtların doğru bir şekilde yapılmasıdır. Aynı zamanda apartman yönetimleri dönemsel finansal faaliyet raporlarının apartman yöneticilerinin ve apartman yönetim kurulumuzun istekleri doğrultusunda düzenlenmesidir. Apartman yönetimlerinin finansal işlemleri temel olarak borçlandırma ve borçlanma üzerinedir. Yani, finansal işlemler, ister malik ister sakin yada ister cari hesap üzerinde olsun apartman yöneticisi finansal hesaplara yada alacak olarak işlem kaydeder. Apartman yönetim gideri muhasebesel açıdan şirketlere benzese de işlem sayısı ve yapılan işlem basamağı olarak daha basit bir sisteme sahiptir. Apartman yönetimi, gelir ve gelirlerinin malik yada sakinden olup bunun yanında azda olsa apartmanların reklam ve benzeri kira gelirleri de bulunabilir. Apartman yönetimlerinin gider basamaklara çeşitlenmesine karşın personel maaşı, temizlik giderleri, apartman temizlik malzemeleri satın alınması, apartmanda da çalışan personel gıda ve yemek giderleri, personel mesai ücretleri, mesaiye kalan personelin gıda ve yemek giderleri, kırtasiye giderleri, su, kanalizasyon gibi altyapı bakım ve onlarım giderleri, kırtasiye giderleri, noter giderleri, internet telefon giderleri, malik yada sakinleri yada apartman ile ilgili özel yahut kamu firmasına yapılan gönderilerin kargo bedelleri, toplu yapı ve apartman demirbaş satın alma giderleri, aylık apartman asansör bakım ve onarım giderleri, apartman merkezi ısıtma sistemine sahip ise kanunen gerekli olan ısınma ve sıcak su kaydı sayım bedelleri ve diğer muhtelif giderler apartman yönetiminin giderleri olarak gösterilebilir. Apartman yöneticisi, bu gelir ve giderleri kayıt altına alır ve dönemsel olarak genel apartman yönetim kurulundan gerekse apartman denetim kuruluna bu finansal kayıtları ve raporları sunar.

Apartman yöneticileri ise toplu yapı yönetimlerinin yetkilerini kullanarak apartman yönetimlerinin sorumluluklarını yerine getirirler. Apartman yöneticisi finansal kavramlara muhasebeye olduğu kadar yönetimsel kabiliyetlere de sahip olmalıdır. Bir çok toplu yapı yönetimi muhasebeci tutarak toplu yapı yönetim görevlerini yerine getirmeye çalışmaktadır, benzer şekilde bir çok apartman yönetimi de muhasebeci mali müşavir ile bu işi yerine getirmeye çalışmaktadır ancak bunda çeşitli başarısızlıklarla karşılaşılmaktadır. Apartman yöneticiliği finansal hesapları tutmak ve bunları uygun formatlarda raporlamaktan çok ileri bir görevdir. Geçmesi zor olsada apartman yönetimlerine yönelik bu ön yargı ülkemizde zamanla yıkılmaktadır. Apartman yöneticileri finansal bilgi birikimine sahip olmasının yanında, personel yönetimi ile de başa çıkabilmektedir. Yönetişim, başta olmak üzere apartman yönetim süreçleri ve taban ve bilgisayar programı ve yazılımı ile çözülebilmektedir. Bu sebeple yönetişim yazılımı ve yönetişim ürünleri toplu yapı yönetimi ve toplu yapı yöneticilerinin en önemli yönetim kaynağı ve yönetim yardımcısıdır.

Sonuç olarak apartman yönetimi ve apartman yöneticiliği ülkemizde önemli konular olmakla beraber üzerinde profesyonel, teknik ve tabanlı bilgisayar yazılımları ile çözümler getirebilmektedir. Önemli olan nokta ise, apartman yöneticiliği yapacak kişilerin eğitimi bilgisi düzeylerinin seviyesi ve buna eşlik edecek yönetim yeteneklerdir.