Aidat Takibi

Aidat Takibi

24.02.2016

Aidat takibi işlemleri toplu yapı yönetiminin en önemli görevi sayılabilir. Yönetimler ve toplu yapı yöneticileri malik ve sakinler ile direk ilişki içerisinde bulunduğu en önemli konu para takibi yani para takibinin büyük bir kısmını oluşturan malik ve sakinlerin aidat takip işlemleri.

Yöneticiler ve yönetimler malik ve sakinleri aylık olarak ya da düzenli periyotlar ile borçlandırırlar. Bu borçlandırmalar tekil borçlandırma ya da periyodik borçlandırma olarak değişiklik gösterebilir. Ancak borçlandırma türüne ya da borçlandırma zamanına bakılmaksızın aidat takibi yani alacak/borç takibi yapmak önemlidir. Aidat takibinin temel olarak iki aşaması bulunmaktadır. Aidat takibi birinci aşaması yönetimin ya da yöneticilerin malik ya da sakini toplu yapının bir borcuna istinaden borçlandırması. Buna aidat ya da toplu yapılarda katkı payı olarak isim verilmektedir. Yönetim ve yöneticilerin aidat takiplerini yapabilmeleri için bir aidat takip programına ya da yönetişim toplu yapı yönetim yazılımına ihtiyaç duyabilirler. Herhangi bir sisteme giriş yapmaksızın yeni oturuma açılan bir daire için malik ya da yönetimin yönetim planına göre sakin de olmak üzere ilk borçlandırma yani aidat borç girişi yapılır. Bu noktadan sonra aidat borç takibi işlemleri başlamış olur. Yönetim her dairenin ya da her toplu yapı birimimin malik ve sakinin ayrı ayrı borç takibini yapılması gerekmektedir. Yani aidat takibi, hem sakin için yapılmalı hem de malik için yapılmalıdır.

Aidat takibinin toplu yapı apartman site yönetim yazılımı ya da aidat takip programları ile yapılması yönetici ve yönetimlerin işini kolaylaştıracaktır. Kat mülkiyeti kanunu KMK ya göre toplu yapıların, apartmanların, sitelerin ortak giderleri çeşitli hükümlere göre paylaştırılmaktadır. Aidat takipleri de bu paylaşıma göre yapılmalıdır. Örnek olarak asansör bakım bedeli ortak alan gideri olup kat mülkiyeti kanununa göre her daireye ya da ayrı birime birim ya da daire sayısına bölerek dağıtılır. Bu dağıtıma göre malik ve sakinin aidat takibi yapılır. Asansör bakım bedelini gider olarak kaydedilmesinden sonra aidat olarak sakinlere paylaştırılmasında çeşitli sorunlarla karşılaşılmaktadır. Asansör gider payını aidat olarak dağıtılmasında karşılaşılan bu problemlerden biri alt katta oturan malik ya da sakinlerin kendilerini asansör bakım bedelinden muaf sanmalarıdır. Aidat olarak asansör bakım bedeli kabul etmek istememelerini nedeni ise alt katta oturan sakin ya da maliklerin üst katta oturan malik ya da sakinler kadar asansör hizmetinde yararlanmadıklarını öne sürmeleridir. Bu nedenle aidat ya da katkı payı dağıtımında aidat takibine girmek istemiyorlar. Ancak kat mülkiyeti kanununa göre ise asansör bakım bedeli gibi ortak alan kullanım bedelleri tüm maliklere eşit olarak dağıtılmakta ve kanun ile ilgili geçmiş hukuki davalar sav olarak alındığında zemin katta otursa da malik ve ya sakin bu gidere ortak olmak durumundadır.

Bunun benzeri durumlar ve konular toplu yapılarda göz önüne alındığında aidat takibinin toplu yapı apartman ve site yönetimleri için önemi artmaktadır. Geçen paragraftaki aidat takibinin nasıl yapıldığı konusuna geri dönersek yöneticimiz ya da yönetim herhangi bir aidat takip programı veya yönetişim toplu yapı yönetim programına yeni oturuma açılan bir daire için malik ya da yönetimin yapmış olduğu yönetim planına göre de sakin olmak üzere ilk borçlandırma yani aidat borç girişi yapılır. Bu noktadan sonra aidat borç takibi yapılmaya başlanmış olur; çünkü aidat borçlandırılmış olup aidatın malik ya da sakin tarafından ödenmesi beklenmeye başlamıştır. Bu sırada yönetim ya da yöneticilerde her dairenin ya da her toplu yapı biriminin malik ve sakinin ayrı ayrı borç takibinin yapılması gerekmektedir. Borçlandırma yapılan malik ya da sakin ise yapılan borçlandırmanın son ödeme tarihini daha önce yönetimin yönetim planına göre yaptığı duyuruya istinaden bilir. Bu son ödeme tarihinden önce malik ya da sakin aidat ödemesini yapar. Aksi halde aidat ödemesini yapmayan malik ya da sakin gecikme cezasını da ödemek durumunda kalır. Aidat geç ödeme gecikme cezası yönetim planına göre değişebilmektedir. Normal koşullarda aidat son ödeme tarihinden önce ödemesini yapan malik ve sakinin aidat borç takibine göre ödemesi borcundan düşülür. Bu nokta da malik aidat borçlandırması yapılan miktardan daha fazla ödeme yapmış da olabilir. Böyle olursa malik aidat borçlandırmasından alacaklı hale gelir. Ya da benzer şekilde sakin kendisine yapılan aidat borçlandırmasından daha fazla ödeme yaparsa sakin aidat borçlandırmasından alacaklı duruma gelir. Sakin ya da malik aidat ödemelerinden alacaklı durumda olduklarından gelecek ay yapılacak olana aidat borçlandırmalarda malik ya da sakinin alacağı öncelikle bu borçlandırmadan düşülerek aidat ödemesi belirlenir. Bununla beraber eğer sakin aidat ya da o zamanki borçlandırmadan çok daha fazla ödeme yaptıysa aidat borçlandırması yapılmayıp yapılacak olan aidat borçlandırması kişinin dairenin ya da malikin alacağına istinaden mahsup edilebilir. Bu beklenmedik durumlar dışında malik ya da sakin aidat borçlandırması yapıldığında borcunu ödemesini takiben malik ya da sakinin apartman yönetimindeki hesabından aidat borcu düşülerek ödeme kayıt altına alınır. Ödeme yapılmasına istinaden yönetimler ödeme için tahsilat makbuzu oluşturmalı ve gerekirse bir kopyasını ödeme yapan kişiye ki bu malik ya da sakin olabilir yahut muhasebe kayıtları için aidat ödeme tahsilat makbuzunun bir kopyasını kendi dosyası içerisinde saklayabilir. Aidat borçlandırmasına istinaden yapılan ödemedene sonra yöneticiler farklı giderler için malik ya da sakini borçlandırabilir. Maliki ya da sakinin kimin borçlandırılacağı yönetim planında işletme planında ayrıca belirtilmediği sürece kat mülkiyeti kanunun KMK da belirtildiği gibi yapılır. Tek başına yapılan hesaplarda basit gibi görünen bu işlemler, sisteminin kompleks bir yönetim bünyesinde yapıldığı düşünüldüğünde yönetim ya da yönetici üzerinde oluşturduğu iş yükü çok olmaktadır. Örnek olarak, yüz on daireli bir apartman yönetimi, site yönetimi, rezidans yönetimi ya da bir bina yönetimini düşünürsek her dairenin ya da bağımsız birimin en azından bir maliki bulunmaktadır. Bu malikler, dairede ya da bağımsız birimde kendileri ikamet ettiği takdirde en azından takibinin yapılması gereken yüz on daire bulunmaktadır. Tabi ki bu durum gerçek hayatta değişiklikler göstermektedir. İlk farklı olabilecek durum ise bir daire ya da bağımsız birimin birden fazla malikinin bulunmasıdır. Böyle bir durumda, takibinin yapılması gereken hesap sayısı yüz ondan daha fazla olmaktadır. Benzer şekilde, her daire ya da bağımsız bölümde malik ikamet etmeyebilmektedir. Böyle bir durumda takibinin yapılması gereken aidat hesabı sayısı daha da fazlalaşabiliyor. Ayrıca, buna ek olarak malik ve sakin aidat borçlandırma ve aidat takip hesapları ayrı ayrı incelenmesi gerekmektedir. Bir başka örnek, olarak yüz on daire ya da bağımsız birimden oluşan bir apartman, site, rezidans ya da binada yönetim ya da yöneticinin takip etmesi gereken yüzlerce hesap olabilir. Malikler için borçlandırma ya da aidat takibi ayrıca yapılırken sakinler için de aidat takibinin ayrı hesaplarda yapılması ve incelenmesi gerekmektedir.

Tüm bu iş yükünü düşününce, yönetim ya da yöneticilerin yapması gereken görevlerin büyüklüğü anlaşılmaktadır. Yönetişim apartman ve site yönetimi yazılımı ile ise tüm bu işlemler otomatik olarak gerçekleştirilebilmektedir. Aidat takibi otomatik olarak yapılabilmekte, yöneticiler günlük işlerini daha rahat bir şekilde takip edebilmektedirler.