Site Yönetimi

Site Yönetimi ve Site Yöneticiliği

26.02.2016

Site yöneticiliği nedir sorusuna verilecek cevaplar çeşitlidir. Bu soruya doğru bir şekilde cevap verebilmek için öncelikle site nedir, site yönetim eğitimi ve takiben site yöneticiliği nasıl olması gerektiğini tanımlayalım.

Daha önceki toplu yapı yönetimi ve yöneticiliği ile apartman yönetimi ve yöneticiliği yazılarımızda belirttiğimiz gibi, site yönetimi de bir toplu yapı yönetimidir. Toplu yapı yönetimi kısaca apartman, bina, site, kooperatif, alışveriş merkezi, iş merkezi, ticaret merkezi gibi en azından sekiz birbirinden bağımsız bölümden oluşan konutlara verilen addır. Toplu yapı yönetimi ve toplu yapı yöneticiliği yazımızın devamı olan apartman yönetimi ve apartman yöneticiliği kullanıldığı gibi toplu yapı bu anlamıyla kullanılacaktır.

Hızla artan nüfus, yeni yaşam alanlarına ihtiyaç duymuştur ve bu hızla artan nüfusun ikamet barınma ve çeşitli yaşamsal istemlerine yerine getirmesi de ancak site apartman ve benzeri toplu yapıların hayatımıza katılması ile mümkün olmuştur. Toplu yapıların en temel birimi apartman olmakla beraber siteler, günümüz Türkiye’sinde yeni İnşa edilen tüm toplu yapıların temelini oluşturmaktadır. İlerleyen yıllarda şehirleşmenin de hızlı artışından dolayı toplu yapı alanlarının ve toplu yapılardaki yapı birim sayısı artıyor olması gerekliliği doğmuştur. Buna paralel olarak, sitelerde ve sitelerin kat sayısında ve daire sayısında artışlar olmuştur. Bu her bir toplu yapının yönetim süreçleri ise toplu yaşam alanlarının yönetimlerinin paralel olarak değişmesi ile şekillenmektedir. Yönetiminin ihtiyacı ise sitenin işleri ve site yönetim Yazılımları ile çözülmeye çalışılmıştır. Yönetimlerin temele amacı, site yönetimi listenin dahil olduğu topu yapılardaki düzen ve huzurun içerisinde yaşamasını sağlayacak faaliyetleri yerine getirmesi olarak tanımlanabilir. Site yönetimindeki düzen olarak öncelikle site veri tabanındaki bilgileri ve finansal görevlerin yerine getirilmesi olarak sayılabilir. Site yöneticileri sitede ikamet eden sakin ve malikleri, site yönetiminin mal ve hizmet satın aldığı firma ve şirketlerin kayıt altına alması ile başlar. Aynı zamanda site yönetimleri dönem sen finansal faaliyet raporlarını site yöneticilerinin ve site yönetim kurulunun istekleri doğrultusunda düzenlemektedirler. Site yönetimlerinin finansal işlemleri temel olarak borçlanma ve borçlandırmak üzerinedir. Benzer şekilde, apartman ve diğer toplu yapı yönetimlerinin de finansal işlemleri böyledir. Yani finansal işlemler, ister malik ister sakin isterse cari hesap üzerinde olsun site yöneticisi finansal hesaplara borç yada alacak olarak işlem kaydeder. Site yönetim gideri de muhasebesel açıdan şirketlere benzese de, işlem sayısı ve yapılan işlemler, ticaret şirketlerinin sistemi ile karşılaştırdığında daha azdır ve basittir. Site yönetim gelir ve giderlerinin malik yada sakin olup bunun yanında azda olsa sitelerin kira veya reklama benzer çeşitli gelir başlıkları bulunmaktadır. Site yönetimlerinin gider basamaklara da çeşitlenmesine yani siteden siteye değişmesine karşın temel olarak site yönetiminin giderleri şu şekilde olmaktadır; Sitede çalışan personellerin maaşları, sitenin temizlik giderleri, sitede temizlik yapılması için alınan temizlik malzemeleri, sitede çalışan personellerin gıda ve yemek giderleri, sitede çalışan personellerin fazla mesai yaptıklarında site personel mesai ücretleri, site mesaiye kalan gıda yemek giderleri, site kırtasiye giderleri, sitenin su gibi altı yapı bakım ve onları giderleri, kırtasiye giderleri, hukuki ve Müşavirlik giderleri, internet telefon giderleri, gibi genel yönetim giderlerine toplu yapı ve apartman demirbaş satın alma işlemleri, aylık site yönetim giderleri olarak paylaştırılmaktadır. Site yöneticisi bu gelir ve giderleri kayıt altına alır ve dönemsel olarak site yönetim kurulundan gerek görülür ise site denetim kuruluna bu finansal raporları ve kayıtları sunar.

Site yöneticileri, site yönetimlerinin genel kurulda verilen yetkilerini kullanarak site yöneticisinin sorumluluklarını yerine getirirler. Site yöneticisi olan kişi yada kişiler, finansal kavramlara muhasebeye olduğu kadar yönetimsel kabiliyetlere de sahip olması gerekmektedir. Ülkemizde bir çok site yönetimi muhasebecilerin ya da ön muhasebe bilgisi olan kişilere devredilmektedir. Hatta, sitelerin muhasebe defterlerini tutan kişiler zaman içerisinde site yönetimlerini dinamiklerini bilir hale gelmiş ve profesyonel yönetim firmalarında çalışmaya başlamıştır. Bir kısım eski site yöneticisi ise kendi profesyonel site yönetim firmasını kurarak özel yönetim isteyen site sakin ve maliklerine hizmet vermeye başlamışlardır. Site yöneticiliği muhasebe ve hesap kitap temelli bir yönetim sistemi gibi görünmesine karşın site yöneticiliği hesap kitap ve birkaç sayfa rapordan daha büyük bir görevdir.

Site yönetimi ve site yöneticiliği toplu yaşam alanlarının hızla artması ve pazardaki gerek emlak yatırımcısı gerek de gayrimenkul kullanıcısı kişilerin site yaşamını tercih etmesiyle hızla büyümüş ve önem kazanmıştır. Haliyle, site yönetimlerinin hacmi ve çapı da arttıkça yönetim operasyonları zorlaşmaya başlamaktadır. Her yeni yapılan sitede malik ve sakinlere sunulan yaşam olanakları da artmaktadır. Geniş yeşil peyzaj alanları, yürüyüş yolları, spor ve kardiyo sahaları, açık alan spor olanakları, kapalı spor salonları, havuz, sauna vb. olanakların sayısı artıkça bu alanların ve yönetimler için gereken personel sayısı da artmaktadır. Bu noktada site yönetiminin de görev listesi uzamaktadır. Site yönetimleri sitede ikamet etmekte olan malik ve sakin listesini, dolu daire ya da mesken boş daire ya da mesken listesini tutmak zorundadır. Taşınma durumunda ise siteye taşınan yeni site sakininin bilgilerini kaydetmek ve muhtarlık gibi yerel mahalli birimlerin sorgulaması haline karşın saklaması gerekmektedir.

Malik ve sakin bilgileri dışında site yöneticisi finansal kayıt ve finansal raporları da takip etmekle yükümlüdür. Aidat takip sistemleri ise bu görevin ana odak noktasını oluşturmaktadır. Site yönetimleri malik ve sakinlerin aidat borç takiplerini ayrı ayrı yapmalı ve sitelere tahakkuk eden gider işlemlerini kat mülkiyeti kanununa uygun olarak mailk ve sakinlere dağıtmalıdır. Bu dağıtım işleminde kat mülkiyetinde bahsi geçen maddeler teklif ve tavsiye niteliğinde olup kat irtifakından kat mülkiyetine geçerken toplu yapıların yazmak zorunda oldukları ve bu zorunluluğun hukuken kesinlik altına alındığı yönetim planı çok büyük önem arz etmektedir. Yönetim planında kat mülkiyetinde malikler tarafından uygun görülmeyen görevlerin tavsiye niteliğinde sayılması durumunda bu konularda bahsi geçecek olaylarda alınacak tedbirler özellikle belirtilmesi gerekmektedir. Hukuki bir durum ile karşılaşılması esnasında site yönetiminin aidat borçlandırmasını, gider dağıtımlarını nasıl yaptığı, malik ve sakinlerin ödemelerini yaptıklarında bu ödemelerin malik ve sakinin aidat borcundan nasıl düşürüldüğü açıkça belirtilmelidir.