Toplu Yapı Yönetimi

Toplu Yapı Yönetimi ve Toplu Yapı Yöneticiliği

26.02.2016

Yöneticilik nedir sorusuna verilecek cevap çeşitlendirir. Öncelikle toplu yapı yönetimini ne olduğunu belirleyelim, takiben toplu yapı yöneticiliğinin nasıl olması gerektiğini tanımlayalım.

Toplu yapı yönetimi kısaca apartman, bina, site, kooperatif, alışveriş merkezi, iş merkezi, iş hanı, ticaret merkezi gibi en azından sekiz ya da daha fazla birimin bir arada bulunduğu konutlara verilen genel addır. Toplu yapı yönetimi ve toplu yapı yöneticiliği yazımızın devamında da toplu yapı bu anlamda kullanılacaktır.

Artan şehirleşme 1960 lı yılların başından itibaren yeni toplu yaşam alanlarının inşa edilmesini zorunlu kılmıştır. Hızla artan nüfusun ikamet, barınma ve çeşitli yaşamsal istemlerini yerine getirilmesi; ancak toplu yapıların hayatımıza katılmasıyla sağlanabileceği fark edilmiştir. İlerleyen yıllarda şehirleşmeni de hızlı artışından dolayı toplu yapı alanlarının ve toplu yapılardaki yapı birim sayısının artırılması gerekliliği doğmuştur. 2000 li yıllarda ise bu ihtiyaç artık bir lüks olmaktan çıkıp toplum tarafından toplu yaşam alanları bir zorunluluk kıvamına bürünmüştür. Haliyle birim sayısı artan toplu yaşam alanlarının yönetimleri de toplu yapının büyüklüğüyle paralel olarak artmaktadır. Bu ihtiyacı ise toplu yapı yöneticileri ve toplu yapı yönetim yazılımları ile çözülmeye çalışılmıştır. Toplu yapı yönetimi, apartman, bina, site, iş merkezi gibi toplu yapıların düzen ve huzur içerisinde yaşanmasını sağlayacak faaliyetlerin yerine getirilmesi olarak tanımlanabilir. Düzen olarak öncelikle toplu yapıların veri tabanındaki bilgilerin ve finansal görevlerin yerine getirilmesi olarak sayılabilir. Toplu yapı yöneticileri toplu yapıda ikamet eden sakin ve malikleri, toplu yapı yönetimin mal ve hizmet satın aldığı firma ve şirketleri kayıt altına almasıyla başlar. Toplu yapı yönetimlerinin en önemli önceliklerinden biri de finansal kayıtların doğru bir şekilde yapılması ve dönemsel finansal faaliyet raporlarının toplu yapı yöneticilerinin istekleri doğrultusunda düzenlenmesidir. Toplu yapı yönetimlerinin finansal işlemleri temel olarak borçlandırma ve borçlanma üzerinedir. Yani finansal işlem ister malik yada sakin ister cari bir hesap üzerinde olsun toplu yapı yöneticisi finansal hesaplara borç ya da alacak olarak işlem kaydeder. Toplu yapı yönetimleri muhasebesel açıdan şirketlere benzese de, işlem sayısı ve basamağı olarak daha basit bir sisteme sahiptir. Gelirlerin çoğu maliklerden ya da sakinlerden olur. Bunun yanında az da olsa reklam vb kira gelirleri de bulunur. Gider basamakları çeşitlenmesine karşın, personel maaşı, temizlik giderleri, toplu yapı temizlik malzemeleri satın alınması, toplu yapıda çalışan personel gıda ve yemek giderleri, personel mesai ücretleri, mesaiye kalan personelin gıda ve yemek giderleri, kırtasiye giderleri, su kanalizasyon gibi alt yapı bakım ve onarım giderleri, noter giderleri, internet telefon giderleri, malik ya da sakinlere ya da toplu yapı ile ilgili özel yahut kamu firmasına yapılan gönderimlerin kargo bedelleri, toplu yapı demirbaş satın alma giderleri, aylık asansör bakım ve onarım giderleri, merkezi ısıtma sitemine sahip toplu yapılarda kanunen gerekli olan ısınma ve sıcak su pay dağıtım bedelleri ve diğer muhtelif giderler gösterilebilir. Toplu yapı yöneticisi bu gelir ve giderleri kayıt altına alır ve dönemsel olarak gerek yönetim kuruluna gerekse denetim kuruluna bu finansal kayıtları ve raporları sunar.

Toplu yapı yöneticileri ise toplu yapı yönetimlerinin yetkilerini kullanarak toplu yapı yönetimlerinin sorumluluklarını yerine getirirler. Toplu yapı yöneticisi finansal kavramlara, muhasebeye olduğu kadar yönetimsel kabiliyetlere de sahip olmalıdır. Bir çok toplu yapı yönetimi muhasebeci tutarak toplu yapı yönetim görevlerini yerine getirmeye çalışmaktadır; ancak bunda çeşitli başarısızlıklara uğramaktadırlar. Toplu yapı yöneticiliği finansal hesapları tutmak ve bunları uygun formatlarda raporlamaktan çok ileri bir görevdir. Geç ve zor olsa da toplu yapı yönetimlerine yönelik bu ön yargı ülkemizde yıkılmaya başlamıştır. Toplu yapı yöneticisi finansal konulara hakim olduğu kadar personel yönetme ve diğer yönetim yeteneklerine de sahip olmalıdır. Yönetişim başta olmak üzere, toplu yapı yönetimlerinin süreçleri web tabanlı bilgisayar programı yazılımı ile çözülebilmektedir. Bu sebeple yönetişim yazılımı ve yönetişim ürünleri toplu yapı yönetimi ve toplu yapı yöneticilerinin en önemli yönetim kaynağı ve yönetim yardımcısıdır.

Toplu yapı yönetimi ve toplu yapı yöneticiliği, toplu yaşam alanlarının hayatımıza daha fazla yer etmesiyle önemi artmıştır. Toplu yapı yönetimleri toplu yapının kapsamı ve alanı artıkça buna yönelik yönetim sorunları da artmaktadır. Her yeni yapılan toplu yapı da malik ve sakinlere sundukları olanaklar artmaktadır. Geniş yeşil peyzaj alanları, yürüyüş yolları, spor ve kardiyo sahaları, açık alan spor olanakları, kapalı spor salonları, havuz, sauna vb olanakların sayısı artıkça bu alanların ve yönetimler için gereken personel sayısı da artmaktadır. Bu noktada toplu yapı yönetiminin de görev listesi uzamaktadır. Toplu yapı yöneticisi toplu yapıda ikamet eden malik ve sakinlerin listesini tutmak zorundadır. Bunu yanında da toplu yapının daire durumunun daire boş ya da daire dolu şekilde kayıt altına almalı ve taşınma durumlarında dairelerin de durumlarını güncellemesi gerekmektedir.

Kayıt altına almanın yanı sıra, toplu yapı yönetimi ya da toplu yapı yöneticisi finansal kayıtları da takip etmesi gerekmektedir. Aidat takip sistemi bu finansal takip işlemlerinin en önemlisi konumundadır. Yönetimler malik ve sakinlerin finansal hesaplarını ayrı ayrı tutmalı ve kat mülkiyeti kanununa uygun olarak toplu yapı giderlerini malik ve sakinlere dağıtmalıdır. Bu dağıtım işleminde kat mülkiyetinde bahsi geçen maddeler teklif ve tavsiye niteliğinde olup kat irtifakından kat mülkiyetine geçerken toplu yapıların yazmak zorunda oldukları ve bu zorunluluğun hukuken kesinlik altına alındığı yönetim planı çok büyük önem arz etmektedir. Bu yönetim planında yönetimin aidat ve diğer giderleri nasıl takip edeceğinin belirtilmesi önemlidir. Kanuni bir durum karşısında yönetimin aidat borçlandırmalarını nasıl yaptığı, malik veya sakinlerin ödemelerini yaptıklarında bu ödemeleri aidat borçlandırmalarından nasıl düşürdüğünü göstermeleri önemlidir.