Yönetim Programı

Yönetim Programı Nedir?

24.02.2016

Gelişen ekonomi, artan şehir yaşamı, toplu yapıları gündelik yaşantımızın bir parçası haline getirmiştir. Başta Ankara, İstanbul, İzmir, olmak üzere büyükşehirlerde yapılan site ve toplu yapı yaşam alanları sayısı hızla artmaktadır. Artan toplu yapı sayısı, toplu yapı yönetim yöneticiliğini önemli hale getirmiştir. Artan site, apartman, bina, alışveriş merkezi, ticaret merkezi sayısı site yöneticiliği apartman yöneticiliği, bina yöneticiliği, alışveriş merkezi yöneticiliği, ticaret merkezi yöneticiliği görevlerini önemli hale getirmiştir. Apartman, site, alışveriş merkezi, ticaret merkezi, iş merkezi bu sebeple çok önemli bir konuma gelmiştir. Her yeni yapılan apartman, bina, site, alışveriş merkezi, iş merkezi, işhanı ve ticaret merkezi artan sayısına paralel olarak yöneticiliği ve yönetim kurulmasına ihtiyaç duymaktadır.

Apartman, site, bina, alışveriş merkezi, iş merkezi ve ticaret merkezleri, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası'nın kat mülkiyeti kanununa göre yönetilmek zorundadır. Mülkiyeti uygun olarak apartman yönetimi, bina yönetimi, Site yönetimi, toplu yapı yönetimi, ticari alışveriş merkezi yönetimi, iş merkezi yönetimi ve ticaret merkezi yönetimi kurulmak zorundadır. Her bir toplu yapı yönetimi, apartman yöneticiliği, site yöneticiliği, toplu yapı yöneticiliği, Kooperetif yöneticiliği, alışveriş merkezi yöneticiliği, iş merkezi yöneticiliği yada ticaret merkezi yöneticiliğinde geçmiş gün eğitim deneyimi bulunan yöneticilere ihtiyaç duymaktadır. Yönetim, toplu yapılarda önemlidir. Yönetimin doğru yapılabilmesi için Yönetimi, doğru bir muhasebe, finans, rapor, alt yapısı üzerine kurmak gereklidir. Apartman, site, toplu yapı, kooperatif, alışveriş merkezi, iş merkezi, iş ve ticaret merkezi yöneticiliği bu nedenle önemli bir yöneticilik görevidir.

Gelişen teknolojiler de bu yönetim işlerine daha rahat olması için çalışmalarını yöneticiler eşliğinde yönetimlere uygun olacak şekilde yapmaya devam etmektedir. Yöneticilerin ve yönetimlerini cevap bulunması gereken en önemli sorulardan biri yönetimin ne olduğudur. Yöneticilik yapmak her genel kurulda yönetimleri seçilirken çok zorlu bir konudur. Bu zorluklarla başa çıkabilmek için yönetici olarak çeşitli teknolojik ürünler yararlanmak gerekmektedir. Apartman yönetimi, bina yönetimi, Site yönetimi, toplu yapı yönetimi, alışveriş merkezi yönetimi, iş merkezi yönetimi, seçimleri yönetimin zor bir görev olduğunu göstermesi açısından önemlidir. Bunu yaşanmış bir örnekle şu şekilde gösterebiliriz. Genel kurulda yönetim seçimi yapılırken divan başkanlığına seçilen kişinin profesyonel yaşantısı önemlidir. Örnek olarak toplu yapı da yaşayan avukat yada hukuki müşavir bir kişinin divan başkanlığına seçilmesi önemlidir. Çünkü bu kişiler, genel kurul toplantılarında gözetmenlik ve yönetim kurulu toplantılarında danışmanlık yapmış olabilirler. Buna ek olarak, genel kurullarda yönetimi belirleyecek divan başkanlık seçiminde yaş unsuru da gözününde bulundurulmalıdır. Yaşça en büyük kişiyi divan başkanlığı yapılması istenebilir.

Yönetimlerin genel kurulları yapılması sırasında divan başkanlığını yönetim kurulu üyelerinin toplantı için sunduğu yönetim toplantı tutanağı ve işleyiş raporuna önem göstermesi gerekmektedir. Toplantı tutanağı, genellikle saygı duruş yapılması ile istiklal maaşının okunması ve divan kurulunun ve divan başkanının seçilmesi ile devam eder. Divan başkanı yönetimin genel kuruluna bu toplantının nasıl geçeceğim ve toplantı konularından ne olduğu hakkında kısa bir bilgi vererek yönetimin genel kurul toplantısına geçilir. Bu yılın yönetim kurulu ve denetim kurulunda da önceden yıl içerisinde yapılmış olan tüm yönetim ve yönetimi ilgilendiren işlemlerin raporunu sunar. Bu yılın denetim kurulu ise daha önceden yıl içerisinde yapılmış olan tüm yönetim ve yönetimi ilgilendiren işlemlerin raporunu yönetim kurulu, yönetim kurulu başkanı ve yönetim kurulu üyeleri 'nden aldıktan sonra da denetim kurulu raporunu yazar. Divan başkanı ise toplantıdan önce bu iki yönetim kurulu raporu ve denetim kurulu raporunu eline alır. Divan başkanı toplu yapı genel kurulu Yönetim kurulu raporunu ve denetim raporunu genel kurulun onayına sunar. Raporların onaylanmasıyla beraber yönetim kurulu ve denetim kurulu ibra edilmiş olur. Genel kurul toplantısı apartman, site, alışveriş merkezi, işmerkezi, ve ticaret merkezi gibi genel sorunları şikayet temennilerin alınmasıyla devam eder. Yeni yönetim yine genel Kurul tarafından seçilir.

Yeni seçilen yönetim toplu yapının tüm yönetimin yönetimin ilgilendiren işlerin yürütülmesinden sorumludur. Peki yeni seçien yönetmin görevleri nelerdir? Şimdi kısaca yönetimi ilgilendiren görevlerin olduğuna gelelim. Bu görevler çeşitli büyüklükte olabilirler. Ancak büyüklüğü ne olursa olsun her yönetimin yapmakla sorumlu olduğu operasyonları vardır. Bu görevler malik sakinlerini veri tabanında kayıt altına almak ile başlar. Malik ve sakin ayrımı yapmak ile devam eder. Toplu yapı yönetimleri için çok önemlidir. Malik ve sakinleri ayrıca ekledikten sonra öncelikle geçmiş dönemden devir alınan borç yada alacak bilgilerinin girilmesi gereklidir. Bu veriler sisteme girildikten sonra aylık olarak malik sakine yapılan borçlandırmalar düzenli olarak yapılmaya devam eder. Malikler, sakinler düzenli olarak ödemelerini yaparlar. Yapılan bu ödemeler, malik ve sakinin borç hesabından düşürülerek alacak hesabına yazılır. Daha doğrusu, borç hesabında borçlandırmak alacak hesabında alacaklandırmak olan ödemeler arasındaki fark malik ve sakinim yada alacak bakiyesi olarak düzenlenir. Yönetimin yönetim faaliyetlerini yerine getirilmesi kolay gibi görünse de yöneticiliği iyi bir çalışma gerektirir. Alışveriş merkezi, iş ticaret merkezi gibi yapıların düzen ve huzur içerisinde yaşanabilmesi için gerekli operasyonları yönetilmesi demektir.

Toplu yapı yönetimleri özellikle Avrupa ve Amerika'da ki örnekleri ile karşılaştırıldığında ülkemizde henüz gelişme aşamasındadır. Buna karşılık başta İstanbul Ankara İzmir Antalya Konya Bursa Kayseri gibi büyük ve sanayisi gelişmiş şehirlerdeki toplu yapı sayısının hızlı artışı toplu yapılarda profesyonel yönetim ihtiyacını doğurmuştur. Her yeni yapılmaya başlanan inşaat projesi ve toplu yapı projelerinde proje başlangıcından itibaren profesyonel bir yönetim firması ile çalışma amacını gütmektedir. Toplu yapıların profesyonel yönetim firmaları ile yönetilmesi hem yaşam huzuru hem de yönetim işlerinin daha düzgün ve işlevsel şeklinde yerine getirilmesi için önem taşımaktadır. Profesyonel toplu yapı yönetim firmaları ise bu süreçleri yerine getirirken hem kendi yetiştirdikleri personelleri hem de geçmişte toplu yapı yönetimlerini İdare etmiş yöneticileri kadrosunda bulundurur. Bugün itibari ile ülkemizde 400 ye yakın alışveriş merkezi yada kısa adıyla AVM bulunmaktadır. Avm yönetimleri ise direk olarak profesyonel bir yönetim yada danışmanlık firması eşliğinde yönetimlerini yapmaya başlarlar. Benzer şekilde iş merkezleri ticaret merkezleri sanayi bölgeleri de profesyonel yönetimine ihtiyaç duyar yani yönetim ülkemizin çok büyük bir bölümünde acil ihtiyacı olan ve her geçen gün büyüyen bir sektör halindedir. Bu gelişmelere paralel olarak profesyonel yönetim firmaları öncelikle alışveriş merkezi yeri ticari merkezler iş yerleri gibi profesyonel yönetime daha çok ihtiyaç duydulan yerler olmasına karşın, apartman, site gibi diğer konaklamayı yönelik yerleşim yerlerinde de profesyonel yönetim önem kazanmıştır. Rezidans gibi yeni nesil lüks ihtiyaca yönelik apartman ve bina şeklindeki yönetimleri ise profesyonel yönetim firmaları tercih etmektedir. Siteler de bir diğer taraftan profesyonel yönetime ihtiyaç duyan en önemli toplu yapı oluşurlarındandır.

Toplu yapıların yönetim ihtiyaçlarının karşılanması sadece profesyonel firma aracılığı ile olmamaktadır. Bunun yanında yönetim görevlerini kendine amaç edinen çok malik sakin de toplu yapılarda ikamet etmektedir. Yönetim işlerine niyetli olan bu sakin ve malikler de dışarıdan teknik bir destek alarak öğretim işlerini yerine getir edilmektedirler. Örnek olarak yönetişim toplu yapı yönetimi ve tabanlı bir apartman site gibi toplu yapı yönetim süreçlerinin otomasyon haline getiren bir yazılımdır. Yöneticiler, yönetsel faaliyetlerini yönetişim yazılımı ile ve üzerinden gerçekleştire bilmektedirler. Örnek bir yönetim faaliyeti olarak yüz on dairelik bir rezidansı ele alalım. Bu rezidansta ikamet eden bir kişi yönetime aday olmuştur. Genel kurulda yönetici seçildikten sonra rezidansın yönetiminde tek başına söz sahibi olmaktadır. Bu kişi öncelikle yönetişim ve sitesi aracılığıyla yönetişim ve tabanlı toplu yapı otomasyon sistemi satışı ile iletişime geçer. Demo hesaplarını gördükten sonra yönetişim ürününü rezidans yönetiminde kullanmaya karar verir. Yönetişim ürünün açılışı yapıldıktan sonra rezidans yöneticisi olarak rezidanstaki daireleri tanımlar. Her daireye bir yada birden fazla malik yada sakin tanımlanabilir. Malik ve sakin tanımlamadaki bilgileri girdikten sonra bu kişileri rezidansta kişiler dağıtılır ile eşleştir, malik ve sakin için ürün kullanıcı kodu belirler. Bu ürün kullanıcı kodu otomatik olarak verilebilecek gibi el ile düzeltilebilecektir.

Malik ve sakin Girişleri yapıldıktan sonra yönetici, Yönetişim Ürününün finansal modülünü kullanmaya geçer. Burada her malik ve sakin için daha önceki yönetimden devir alınan yada alacak bakiyeleri girilerek sistem finansal olarak çalıştırılmaya başlanır. Tekil yada periyodik borçlandırma tutarları belirlenerek yada istenilen zaman aralıklarında dairelerin yada işyerlerinin bu tutarlar üzerinden borçlanmaları sağlanabilir. Borçlandırılan daire yada işyerlerinin sahipleri olan malik ve sakinler borç tutarlarını tam olarak ya da kısmen ödeme yaptıklarında yönetişim sistemin bu kişilerin ödemelerini kişilerin borçlarından düşer ve hangi hesaplarına ait borçları varsa borçlarından bu ödenen miktarın düşer. Tahakkuk edilen borçlar ve yapılan ödemeler için yönetişim ürünü otomatik olarak tahsilat fişleri yevmiye defterine bu tutarların işlenmesi, gelir gider defterine ödemenin işlenmesi, gelir gider tablosunun oluşturulması ve bilanço için tek düzen muhasebe sistemine göre belirtilen tutarların dağıtılması otomatik olarak yapılır. Böylece, Residans yöneticisinin finansal yükleri üzerindeki finansa yükleri dağıtma da çok büyük bir rahatlık yaşar. Yönetici sadece rezidansta ki yönetimsel faaliyetleri yerine getirebilmek için asıl yapması gereken işe odaklanır.

Toplu yapı yönetim ülkemizde gelişmekte olan bir sektördür. Toplu yapı yöneticilerinin yönetimden tam olarak net bir şekilde belirlenmelidir. Finansal muhasebesel işlemlerin yanında yöneticilerin personel yönetimi ile de başa çıkabilecek bilgi birikimine sahip olması gerekmektedir. Yönetişim başta olmak üzere, apartman site yönetim süreçleri ve web tabanlı bir bilgisayar programı yazılımı ile bu finansal yönetim süreçleri otomasyon altına alınarak kolaylaştırılabilir. Bu sebeple yönetişim ve yönetişim ürünleri toplu yapı yönetimi ve toplu yapı yöneticilerinin önemli üretim kaynağı ve yönetim yardımcısıdır.

Toplu yapı yönetimi ve toplu yapı içeriğindeki yönetim konusu çok önemli olmakla beraber, yine de profesyonel firmaları ile teknik ve web tabanlı bir yönetim bilgisayar yazılımları ile getirilmektedir.